Thị trường cà phê luôn sôi động, nhưng cạnh tranh cũng vô cùng khốc liệt. Chỉ trong nửa đầu năm 2025, đã có khoảng 50.000 cửa hàng F&B phải đóng cửa - một con số thực tế cho thấy mở quán thì dễ, nhưng trụ lại được mới là thử thách lớn.

Phần lớn người mới thất bại không phải vì thiếu đam mê, mà vì vướng vào những sai lầm cơ bản như chọn sai mặt bằng, quản lý tiền bạc lỏng lẻo hay thiếu quy trình vận hành. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến khi mở quán cà phê mà bạn cần tránh ngay từ đầu để không phải đốt tiền oan uổng.

Dồn quá nhiều vốn vào thiết kế và trang thiết bị

Khi mở quán lần đầu, nhiều người muốn không gian phải thật đẹp và chỉn chu ngay từ ngày khai trương. Phần lớn ngân sách được dành cho decor, nội thất hoặc máy móc đắt tiền.

Đầu tư vào trải nghiệm là cần thiết, nhưng nếu phân bổ vốn không hợp lý, quán có thể thiếu tiền cho những khoản quan trọng hơn như nguyên liệu, nhân sự, marketing và chi phí vận hành.

Một quán mới thường cần thời gian để xây dựng lượng khách ổn định. Nếu dùng gần hết tiền cho phần setup, chủ quán sẽ nhanh chóng gặp áp lực khi doanh thu chưa đủ bù tiền thuê, tiền lương và các chi phí cố định.

Để hạn chế rủi ro, bạn nên chia ngân sách thành ba phần:

• Chi phí setup ban đầu;

• Chi phí vận hành hằng tháng;

• Quỹ dự phòng cho những tình huống phát sinh.

Không xác định khách hàng và điểm khác biệt

Nhiều người mở quán với suy nghĩ càng phục vụ nhiều nhóm khách càng tốt. Kết quả là quán không xác định được mình dành cho sinh viên, nhân viên văn phòng, gia đình hay khách mua mang đi.

Khi khách hàng mục tiêu không rõ, các phần còn lại cũng dễ thiếu nhất quán:

• Menu không đúng nhu cầu;

• Giá bán không phù hợp;

• Không gian thiếu định hướng;

• Nội dung marketing lan man;

• Khách hàng không có lý do quay lại.

Trước khi thiết kế quán, bạn nên trả lời bốn câu hỏi:

1. Khách hàng chính là ai?

2. Họ thường mua đồ uống vào thời điểm nào?

3. Mức giá nào phù hợp với họ?

4. Vì sao họ nên chọn quán của bạn thay vì đối thủ?

Điều quan trọng là sự khác biệt phải rõ ràng, phù hợp với khách hàng và được duy trì nhất quán.

Xây dựng menu quá dài nhưng chất lượng thiếu ổn định

Nhiều chủ quán cho rằng menu càng nhiều món thì càng dễ đáp ứng nhu cầu của khách. Tuy nhiên, một menu quá dài có thể gây ra nhiều vấn đề hơn lợi ích.

Quá nhiều sản phẩm khiến quán:

• Khó kiểm soát nguyên liệu;

• Tăng lượng hàng tồn;

• Dễ phát sinh hao hụt;

• Khó đào tạo nhân viên;

• Chất lượng đồ uống không đồng đều;

• Không có món chủ lực để khách ghi nhớ.

Ngược lại, menu quá ít lựa chọn hoặc không có món nổi bật cũng khiến khách hàng khó tìm được lý do quay lại.

Cách phù hợp hơn là bắt đầu với một menu tinh gọn, gồm:

Menu tốt không phải menu có nhiều món nhất, mà là menu dễ chọn, dễ vận hành và tạo ra lợi nhuận.

Vận hành và quản lý nhân sự thiếu quy trình

Trong giai đoạn đầu, nhiều chủ quán tự mình làm gần như mọi việc: nhập hàng, pha chế, thu ngân, kiểm kho và xử lý phản hồi của khách. Cách làm này có thể phù hợp khi quán còn nhỏ, nhưng dễ trở nên quá tải khi lượng khách tăng lên.

Nếu không có quy trình rõ ràng, quán có thể gặp các tình trạng:

• Nhầm hoặc chậm đơn hàng

• Đồ uống không đồng đều

• Thất thoát nguyên liệu

• Bàn giao tiền thiếu chính xác

• Nhân viên xử lý khiếu nại không thống nhất

• Chất lượng giảm khi nhân viên cũ nghỉ việc

Marketing hời hợt và bỏ qua công nghệ

Không ít người vẫn nghĩ rằng chỉ cần quán đẹp và đồ uống ngon thì khách hàng sẽ tự tìm đến.

Trong thị trường có nhiều lựa chọn, một quán không xuất hiện trên các kênh khách hàng thường sử dụng rất dễ bị bỏ qua. Ngược lại, chi nhiều tiền quảng cáo nhưng không nhắm đúng đối tượng cũng khiến ngân sách nhanh chóng bị lãng phí.

Một số dấu hiệu marketing thiếu hiệu quả gồm:

• Chỉ đăng bài trong tuần khai trương

• Nội dung không có định hướng

• Lạm dụng giảm giá

• Không chăm sóc khách cũ

• Không theo dõi hiệu quả từng chương trình

• Google Maps

• Facebook và TikTok

• Chương trình khách hàng thân thiết

• Nền tảng giao đồ uống

• Phần mềm bán hàng và quản lý kho

Marketing cần gắn với mục tiêu cụ thể, chẳng hạn tăng khách mới, tăng số lần quay lại hoặc thúc đẩy món chủ lực.

Làm sao hạn chế rủi ro khi mở quán cà phê?

Không có cách nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro kinh doanh. Tuy nhiên, người mới có thể giảm khả năng vỡ kế hoạch bằng việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu.

Bạn nên:

1. Lựa chọn quy mô phù hợp với nguồn vốn

2. Giữ lại ngân sách vận hành và quỹ dự phòng

3. Xác định rõ khách hàng mục tiêu

4. Xây dựng menu tinh gọn

5. Chuẩn hóa công thức và quy trình

6. Theo dõi doanh thu, chi phí hằng ngày

7. Cân nhắc mô hình được đào tạo và hỗ trợ sẵn

Nếu chưa từng làm F&B, bạn có thể bắt đầu từ một mô hình nhỏ để kiểm chứng thị trường trước khi đầu tư lớn.

Nhượng quyền cà phê có giúp người mới giảm rủi ro?

Với người chưa có nhiều kinh nghiệm, nhượng quyền cà phê có thể giúp giảm bớt một số khó khăn khi bắt đầu.

Thay vì tự xây mọi thứ từ đầu, người nhận quyền có thể tiếp cận:

• Thương hiệu và bộ nhận diện có sẵn

• Thiết kế cửa hàng

• Menu và công thức pha chế

• Nguồn nguyên liệu

• Tài liệu đào tạo

• Quy trình quản lý

• Hoạt động marketing và khai trương

Điều này giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và hạn chế những sai lầm liên quan đến sản phẩm, thiết kế hoặc vận hành.

Napoly Coffee - giải pháp khởi nghiệp trên mô hình có sẵn

Ra đời từ năm 1995, Napoly Coffee là thương hiệu cà phê Việt Nam phát triển hệ thống nhượng quyền với nhiều mô hình, từ booth, xe cà phê đến cửa hàng quy mô lớn.

Thương hiệu hướng đến việc hỗ trợ người mới thông qua các hạng mục như tư vấn mặt bằng, thiết kế, cung cấp thiết bị, chuyển giao công thức, đào tạo pha chế, hướng dẫn vận hành, marketing và khai trương.

Nhờ sử dụng thương hiệu, sản phẩm và quy trình đã được xây dựng sẵn, nhà đầu tư có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị và hạn chế một số sai lầm thường gặp khi tự mở quán.

Bạn đang muốn mở quán nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy đăng ký nhận tư vấn để lựa chọn mô hình Napoly Coffee phù hợp với mặt bằng và nguồn vốn hiện tại.