Quản lý tồn kho nguyên liệu là "trái tim" trong kiểm soát chi phí hàng ngày khi kinh doanh quán cà phê, nơi một sai lầm nhỏ có thể dẫn đến lãng phí hoặc gián đoạn phục vụ. Năm 2025, với giá cà phê biến động theo mùa vụ, việc theo dõi chặt chẽ không chỉ tiết kiệm mà còn đảm bảo menu luôn tươi mới, giữ chân khách bằng chất lượng ổn định. Hãy khám phá bí quyết giúp quán cà phê của bạn quản lý tồn kho hiệu quả, biến quản lý thành lợi thế cạnh tranh bền vững.

Phân loại nguyên liệu theo loại và mùa vụ

Phân loại nguyên liệu theo loại và mùa vụ là bước đầu tiên để quản lý tồn kho hiệu quả, giúp bạn ưu tiên robusta tươi cho menu signature mà không để hàng tồn đọng. Bắt đầu bằng phân loại rõ ràng: hạt cà phê robusta làm nhóm chính (lưu trữ kín khí để giữ độ tươi vài tuần), sữa và topping như chanh vàng, táo,... ở nhóm dễ hỏng (kiểm tra hàng ngày), và dụng cụ pha chế như bộ inox ở nhóm lâu dài.

Với các quán cà phê chuyên nghiệp, phân loại này được hỗ trợ qua nhãn dán sẵn, giúp nhân viên dễ dàng kiểm kê.

Để thực hiện, hãy áp dụng phân loại đơn giản sau:

• Nhóm chính (hạt robusta): Lưu trữ 2-4 tuần, kiểm tra độ ẩm hàng tuần.

• Nhóm dễ hỏng (sữa, trái cây): Lưu 3-5 ngày, ưu tiên dùng trước.

• Nhóm lâu dài (dụng cụ): Kiểm tra hàng tháng, thay thế khi cần.

Công cụ theo dõi tồn kho đơn giản và hàng ngày

Công cụ theo dõi tồn kho đơn giản biến quản lý thành thói quen hàng ngày, nơi bạn ghi chép nhanh qua sổ tay hoặc app cơ bản để phát hiện sớm vấn đề như hết sữa cho latte Napoly. Bắt đầu với sổ tay hàng sáng: liệt kê lượng robusta dùng hôm trước, dự đoán nhu cầu dựa trên giờ cao điểm, và đặt hàng để sẵn sàng. Điều này đặc biệt hữu ích cho quán nhỏ, nơi chủ quán tự quản lý mà không cần phần mềm phức tạp.

Công cụ theo dõi mang lại lợi ích rõ rệt: giảm thời gian kiểm kê từ giờ xuống phút, và tránh gián đoạn như hết nguyên liệu giữa giờ bận, đặc biệt giữ menu và thức uống luôn tươi mới. 

Dự phòng nguồn cung và xử lý gián đoạn

Dự phòng nguồn cung nguyên liệu ổn định giá là điều quan trọng mà hầu hết chủ quán cà phê cần nắm rõ, nơi đa nhà cung cấp giúp tránh gián đoạn từ thời tiết hoặc logistics, đảm bảo robusta luôn sẵn cho pha chế hàng ngày. Hãy xây dựng danh sách hai nguồn chính: một là nơi chuyên cung cấp cho bạn để đảm bảo giá tốt và bình ổn, phần còn lại là dự trữ cho trường hợp khẩn.

Để xử lý trong những trường hợp đặc thù như lũ lụt, thiên tai,..., hãy lập kế hoạch dự phòng sau:

• Kiểm tra nguồn hàng hàng tháng: Xác nhận giao hàng kịp thời.

• Lưu trữ an toàn: Một số nguyên liệu mà bạn lưu trữ thời gian lâu như cà phê, trà,... cần đặt nơi khô ráo, thoáng mát, không gây ẩm mốc hoặc làm thay đổi kết cấu thành phần nguyên liệu.

• Thay thế tạm thời: Sử dụng topping thay thế nếu hết, như siro tự nhiên cho mật ong.

Bằng cách sáng tạo và linh hoạt thích ứng với những điều kiện khác nhau của thị trường, chủ quán có thể giữ vận hành liên tục cho quán, tạo được sản phẩm có chất lượng ổn định và mang đến trải nghiệm khách hàng tối ưu.  

Quản lý tồn kho nguyên liệu cũng như sắp xếp trong những tình huống đặc biệt là bí quyết vận hành mượt mà quán cà phê. Napoly Coffee hỗ trợ chia sẻ kinh nghiệm cho bạn qua nhượng quyền cà phê Napoly với mô hình Nhượng quyền đa dạng gói chỉ từ 55 triệu đồng!