Hiện nay, kinh doanh dịch vụ ăn uống đang ngày càng trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết. Đây cũng chính là lúc, người chủ muốn kinh doanh thành công không chỉ cần có kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng chuyên môn mà còn cần biết cách đo lường, theo dõi, tối ưu hiệu quả công việc của nhân viên, cấp dưới nhằm tối ưu hoạt động kinh doanh của mình. Bài viết này sẽ giúp bạn kiểu thêm về KPI và tại sao nên áp dụng KPI cho hoạt động kinh doanh của mình. 

KPI là gì?

KPI là tên viết tắt của từ trong tiếng Key Performance Indicator, là chỉ số giúp đánh giá hiệu quả công việc, đo lường kết quả của công việc. Người chủ doanh nghiệp xuất sắc không phải là người nói “Tôi quá bận để xem KPI" mà là người cần đưa ra KPI và dùng KPI để đo lường “sức khỏe" doanh nghiệp, tối ưu hoạt động kinh doanh. Hãy đặt ưu tiên công việc và xem KPI là một hoạt động không thể thiếu để bạn vận hành doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh dịch vụ ăn uống của mình. Có vậy, bạn mới cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ khác trên thị trường. 

Vì sao kinh doanh dịch vụ ăn uống cần có KPI?

Một người bệnh để biết được tình trạng sống, chết, người ta thường theo dõi nhịp tim là cách nhanh và chính xác nhất. Cũng như vậy, theo dõi KPI giống như theo dõi nhịp tim, và cần được theo dõi thường xuyên để đánh giá “sức khỏe” của doanh nghiệp. 

Ví dụ, một nhân viên pha chế không có KPI để đo lường được hiệu quả làm việc của nhân viên đó dựa vào đâu, làm sao để chắc chắn rằng quán bạn đang hoạt động hiệu quả, vậy những review khách hàng phản hồi món nước chất lượng không đồng đều, ngày thì ngon ngày thì không ngon. Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho việc này, và cách xử lý triệt để là gì? 

Ví vụ khác về tình hình doanh thu của quán, cửa hàng kinh doanh thức ăn đồ uống, nếu bạn không đặt KPI cho doanh thu tháng này, mà luôn bảo nhân viên hãy “cố gắng hết sức mình nhé" nhưng tất cả mọi người đều không biết cố gắng để đạt được điều gì cụ thể. Thay vào đó, hãy đưa ra KPI doanh thu cụ thể, và mỗi bộ phận, mỗi phòng ban, mỗi nhân viên đều có KPI phụ thuộc vào KPI của quán trong tháng đó. Hãy luôn nhớ rằng, KPI đặt ra là để thực hiện và đo lường hiệu quả của hoạt động kinh doanh, không ai khác phải là chính bạn - người chủ đơn vị kinh doanh đặt ra và theo dõi, điều chỉnh phù hợp nhất. 

KPI cần phải đáp ứng những yêu cầu nào?

KPI gồm có 2 loại:

Lagging Indicator (chỉ số thứ cấp) là những KPI thể hiện kết quả nhưng lại không có giá trị trong việc cải tiến. Ví dụ doanh thu hay tổng lượng khách trong ngày. Chỉ số này cho bạn biết bạn phải làm thế nào để đạt được KPI này. 

Leading Indicator (Chỉ số sơ cấp hay chỉ số dự báo trước) là những chỉ số KPI liên quan đến dự đoán nhiều hơn là hành động tức thời, tạo cơ hội để thay đổi trong tương lai. Ví dụ KPI doanh thu trung bình của ngày. Nếu biết được chỉ số này bạn có thể biết nên đào tạo lại nhân viên như thế nào để đạt được doanh thu ngày (lagging indicator). 

Bạn cần thực hiện và áp dụng cả 2 KPI này. 

Để bắt đầu lập KPI cho đơn vị kinh doanh của mình, Napoli gợi ý cho bạn những chỉ số quan trọng như: 

- Dòng tiền 

Dòng tiền chính là lượng tiền vào - ra của một đơn vị kinh doanh bất kỳ. Và tất nhiên ai cũng mong số lượng tiền vào nhiều hơn số tiền ra. 

Dòng tiền = Dòng tiền vào - Dòng tiền ra

- Giá vốn bán hàng 

Giá vốn bán hàng (Cost of Goods - COGS), thông thường giá vốn ảnh hưởng khá nhiều đến giá bán và lợi nhuận. 

COGS = (Hàng tồn kho vào đầu kỳ + mua vào trong kỳ) - hàng tồn kho vào cuối kỳ 

- Chi phí trực tiếp  

Đối với nhiều chuyên gia, thay vì tìm cách kiếm nhiều tiền hơn, bạn cũng nên xem xét chi phí trực tiếp của mình bằng cách xén cắt giảm chi phí để cải thiện lợi nhuận. Chi phí trực tiếp là một trong những hạng mục quan trọng để xác định chi phí vận hành doanh nghiệp. Theo dõi chi phí trực tiếp hàng tuần sẽ giúp bạn nhận ra vấn đề nhanh chóng và khắc phục hiệu quả, thay vì đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý. 

Chi phí trực tiếp = Tổng giá vốn (COGS) + Tổng chi phí thuê lao động 

- Tỷ lệ khách hàng quay trở lại 

Có lẽ nhiều chủ kinh doanh thường ít quan tâm đến chỉ số này mà chỉ quan tâm đến doanh thu, số lượng khách hàng, chi phí,... Nhưng bạn có biết, tỷ lệ khách hàng quay lại sẽ đánh giá được chất lượng dịch vụ, đồ ăn, thức uống của quán bạn. Thậm chí, nếu không quan tâm điều này, có lẽ bạn đang tốn kém ngân sách rất lớn để thu hút khách hàng mới mà quên remarketing khách hàng cũ, chăm sóc khách hàng cũ. Bởi chi phí để có 1 khách hàng mới tốn từ 5 - 7 lần so với để có 1 khách hàng cũ quay lại mua hàng. 

Trên đây là những KPI quan trọng và lý do mà đơn vị kinh doanh thức ăn đồ uống cần phải áp dụng giúp quán của mình ngày càng phát triển. 

Đừng quên liên hệ Napoli Coffee nếu bạn cần nhượng quyền quán cà phê Napoli Coffee nhé.