Khi bước vào con đường kinh doanh quán cafe, đặc biệt là với mô hình cà phê nhượng quyền, sự hỗ trợ từ thương hiệu là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn vượt qua những thử thách ban đầu. Tuy nhiên, không phải lúc nào thương hiệu cũng có thể hỗ trợ bạn ngay khi cần. Vậy nếu bạn ít kinh nghiệm mở quán cafe, và gặp phải tình huống "giật mình" khi thương hiệu không hỗ trợ kịp lúc, bạn sẽ làm gì?

Kinh nghiệm mở quán cafe: Những thử thách ban đầu chủ quán có thể gặp phải

Mở một quán cafe không chỉ là việc chuẩn bị đồ uống ngon và không gian đẹp. Đặc biệt khi bạn chọn cà phê nhượng quyền, dù có được hỗ trợ từ thương hiệu chuỗi quán cafe lớn, vẫn có những thử thách mới mà bạn sẽ phải đối mặt ngay từ đầu.

Những vướng mắc ban đầu của người mới

Với những chủ quán lần đầu kinh doanh quán cafe, những vướng mắc là điều không thể tránh khỏi. Chủ quán có thể gặp phải các vấn đề như:

• Quản lý nhân sự: Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên sao cho họ hiểu rõ quy trình và tiêu chuẩn của thương hiệu là một thách thức lớn, đặc biệt khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý quán cafe. Đặc biệt, với một số quán cà phê người chủ quán không trực tiếp quản lý mà thuê nhân sự quản lý quán.

Kinh doanh quán cafe cũng cần chú trọng đến quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên

• Vấn đề về nguồn cung ứng: Đôi khi, sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên liệu hoặc máy móc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của quán.

• Giải quyết sự cố kỹ thuật: Hệ thống pha chế, máy móc hoặc công nghệ có thể gặp sự cố bất ngờ, và nếu thương hiệu không thể cung cấp hỗ trợ nhanh chóng, bạn sẽ phải tự tìm cách xử lý.

Liệu tôi đã chuẩn bị đủ cho những tình huống này chưa?

Dù kinh nghiệm mở quán cafe là yếu tố quan trọng, và có thể bạn đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng trước khi mở quán cafe, nhưng thực tế luôn có những yếu tố không lường trước được. Thực tế là:

• Không có gì là hoàn hảo: Dù bạn có tham gia các khóa học hay học hỏi từ các chủ quán khác, một số vấn đề sẽ chỉ có thể giải quyết khi bạn trực tiếp đối mặt với chúng.

• Chuẩn bị tinh thần: Điều quan trọng là bạn phải có tâm lý vững vàng để đối phó với những tình huống khó khăn. Nếu thương hiệu nhượng quyền không thể giúp đỡ ngay lập tức, bạn sẽ phải tự đứng vững và tự đưa ra giải pháp.

Việc sở hữu đội ngũ nhân sự luôn “lên dây cót” giúp việc vận hành kinh doanh quán cafe suôn sẻ hơn

Chiến lược trước những tình huống “giật mình” khi thương hiệu chưa kịp hỗ trợ

Khi không nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ thương hiệu, bạn sẽ cần có những chiến lược để xử lý tình huống. Đừng hoảng loạn, hãy áp dụng những phương án dưới đây để giữ cho quán của bạn tiếp tục vận hành trơn tru.

Dự phòng và chuẩn bị tinh thần

Mặc dù mô hình cà phê nhượng quyền mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng bạn cần phải chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp, khi thương hiệu không thể cung cấp sự hỗ trợ kịp thời:

• Lên kế hoạch dự phòng: Tạo một danh sách những tình huống khẩn cấp và có phương án giải quyết trước cho mỗi tình huống, từ việc thay thế thiết bị, tìm kiếm nguyên liệu khác, đến việc sắp xếp luân phiên ca làm việc hiệu quả để đảm bảo quán cà phê vận hành trơn tru.

• Kiểm tra tài chính định kỳ: Đảm bảo bạn có quỹ dự phòng để xử lý các tình huống khẩn cấp mà không cần phải chờ đợi sự trợ giúp từ thương hiệu.

Không ngừng học hỏi!

Dù đã có sự hỗ trợ từ thương hiệu, nhưng bạn cũng cần không ngừng học hỏi để tăng cường năng lực quản lý của mình. 

• Học từ các sai lầm: Không có gì quý giá hơn kinh nghiệm thực tế. Dù đã chọn mô hình nhượng quyền, bạn vẫn có thể gặp phải những vấn đề không thể dự đoán trước, và từ đó học hỏi để tránh mắc phải lần sau.

• Tìm kiếm sự hỗ trợ từ cộng đồng: Tham gia vào các hội nhóm chủ quán cafe trên mạng xã hội hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ các chuyên gia trong ngành để luôn được trang bị kiến thức mới.

Việc học hỏi từ những người chung lĩnh vực giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm mở quán cafe

Lý do những chủ quán thành công không bao giờ chờ đợi sự hỗ trợ

Chắc chắn bạn đã nghe nhiều câu chuyện thành công từ các chủ quán chuỗi quán cafe. Một điểm chung của họ là họ không bao giờ chờ đợi sự hỗ trợ từ thương hiệu. Họ hiểu rằng trong kinh doanh, sự chủ động là yếu tố quyết định thành công. Họ luôn:

• Giải quyết vấn đề ngay lập tức: Khi gặp sự cố, họ không chờ đợi thương hiệu hỗ trợ mà tự đưa ra giải pháp, dù đó là sửa chữa thiết bị hay tìm cách thay thế nguyên liệu.

• Đầu tư vào năng lực quản lý: Những chủ quán thành công luôn tự tin vào khả năng quản lý của mình. Họ không ngừng học hỏi và rèn luyện kỹ năng quản lý quán cafe, từ quản lý nhân sự đến việc điều phối các hoạt động hàng ngày.

Bạn có thể tìm đọc thêm cách quản lý khi nhượng quyền quán cafe, trà sữa hiệu quả trong năm 2025 tại: https://napoli.vn/tin-tuc/cach-quan-ly-khi-nhuong-quyen-quan-cafe-tra-sua-hieu-qua-nam-2025 

Kinh doanh quán cafe không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi bạn ít kinh nghiệm mở quán cafe và phải đối mặt với những tình huống bất ngờ. Tuy nhiên, việc không nhận được sự hỗ trợ đúng lúc từ thương hiệu nhượng quyền không phải là điều không thể vượt qua. Quan trọng là bạn cần có sự chuẩn bị, sự chủ động và không ngừng học hỏi.