Lập ngân sách hiệu quả là bước đầu thành công cho người mới mở quán cà phê, nơi mỗi đồng chi tiêu được tính toán hiệu quả mà không lo "cháy túi". Napoly Coffee, qua kinh nghiệm triển khai nhượng quyền cà phê Napoly cho hàng nghìn đối tác chia sẻ cách lập ngân sách biến khởi nghiệp quán cà phê thành hành trình kiểm soát và tăng trưởng.

Phân loại chi phí ban đầu cho quán cà phê nhỏ

Nếu bạn tự mở quán cà phê, hãy phân loại chi phí ban đầu bắt đầu từ thiết bị pha chế robusta Napoly như máy espresso compact, phân bổ ngân sách rõ ràng để tránh vượt quá. Hãy chia thành nhóm: thiết bị 40% (máy pha và dụng cụ inox), menu khởi động 30% (nguyên liệu robusta sỉ và topping), và thiết kế 30% (bảng hiệu đơn giản). Tỷ lệ này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô mỗi quán, và tất nhiên không bao gồm chi phí thuê mặt bằng. 

Bên cạnh đó nếu bạn chưa biết mở quán cà phê thường gồm những chi phí nào, hãy xem danh sách các hạng mục cần thiết để mở quán cà phê ở link sau (Xem tại mục “Phụ lục Hợp đồng Nhượng quyền”): https://napoli.vn/mo-hinh-nhuong-quyen/mo-hinh-goi-nhuong-quyen-khoi-nghiep-napoly-coffee-250-trieu. 

Ở link trên, Napoly đã liệt kê danh sách khá đầy đủ các thông tin những hạng mục cần phải triển khai khi mở quán, do đó, nếu bạn mở quán cũng có thể tham khảo. Ngược lại, nếu bạn vẫn chưa nắm rõ có những chi phí nào một cách cụ thể hơn, hãy liên hệ với Napoly để được tư vấn về mô hình Nhượng quyền Napoly, để bạn có thể mở quán cà phê một cách dễ dàng hơn cũng như nắm rõ các chi phí ban đầu cho quán. 

Các bước lập ngân sách chi tiết cho quán cà phê

Xác Định Mô Hình Kinh Doanh Và Vị Trí:

- Chọn loại hình phù hợp (như takeaway, quán cà phê sách, hoặc sân vườn) và vị trí địa lý để ước lượng chi phí thuê mặt bằng, thiết kế nội thất tương ứng.

- Lời khuyên: Nếu vốn hạn chế (dưới 100 triệu VND), ưu tiên mô hình nhỏ gọn như xe đẩy hoặc takeaway tại khu vực đông dân cư (gần văn phòng, trường học) để giảm thiểu rủi ro ban đầu.

Liệt Kê Chi Phí Đầu Tư Ban Đầu (CAPEX):

- Mặt bằng: Bao gồm tiền đặt cọc, sửa chữa cơ bản và lắp đặt hệ thống điện nước (ước tính 40-65 triệu VND cho mặt bằng đơn giản).

- Thiết bị và nội thất: Máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, bàn ghế, vật dụng trang trí, hệ thống POS (có thể thuê máy pha để tiết kiệm chi phí lúc đầu).

- Giấy phép và thủ tục pháp lý: Đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm.

- Marketing khởi động: Thiết kế logo, menu, sự kiện khai trương,...

Dự Trù Chi Phí Vận Hành Hàng Tháng (OPEX):

- Nguyên liệu: Cà phê hạt, sữa, đường, ly nhựa, ống hút và các vật dụng tiêu hao khác.

- Nhân sự: Lương nhân viên, phụ cấp và đào tạo.

- Mặt bằng: Tiền thuê hàng tháng.

- Tiện ích: Điện, nước, internet.

- Marketing liên tục: Quảng cáo trên mạng xã hội, chương trình khuyến mãi.

- Chi phí phát sinh: Xử lý rác thải, vệ sinh, sửa chữa nhỏ lẻ.

Dự Báo Doanh Thu Và Lợi Nhuận:

- Ước tính lượng khách hàng hàng ngày, giá bán trung bình, từ đó tính doanh thu dự kiến theo ngày/tháng.

- Tính điểm hòa vốn (Break-Even Point) để xác định thời điểm quán bắt đầu sinh lời, giúp đánh giá tính khả thi của kế hoạch.

Xây dựng quỹ dự phòng và điều chỉnh ngân sách linh hoạt

Dự phòng bất ngờ là lớp bảo vệ cho ngân sách, nơi quỹ khẩn từ 10 - 20% doanh thu hàng tháng tuỳ thuộc vào quy mô và chiến lược mỗi quán, giúp xử lý chi phí bất ngờ, đảm bảo quán duy trì hoạt động ổn định trong 3-6 tháng đầu tiên.

Lập ngân sách trong kinh doanh quán cà phê là điều mà mọi chủ quán cần tự mình làm, bạn không cần phải nghĩ phức tạp, chỉ đơn giản là kế hoạch dòng tiền thu - chi mà quán của bạn cần trong hiện tại, tương lai,... Bạn có thể triển khai trên sổ, app hoặc bảng tính excel đều được, miễn có đủ từ phân loại chi phí đến dự phòng tài chính cho hoạt động kinh doanh của quán. 

Có thể nói, không khó để mở quán cà phê, nhưng để vận hành kinh doanh hiệu quả đòi hỏi người chủ quán liên tục học hỏi, phát triển, áp dụng và kiên trì trong hành trình này với những kiến thức mới, thử thách mới,... Do đó, hy vọng những chia sẻ tổng quan về cách lập ngân sách cho chủ quán cà phê ở trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn bổ ích.